Dienstleistung
elektronische Rechnungsstellung
Wenn Ihr Unternehmen Dienstleistungen für den Landkreis Vechta erbringt, können Sie ab dem 18.04.2020 Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format (E-Rechnung) stellen und übersenden.
E-Rechnungen an den Landkreis Vechta im Standard XRechnung können per mail an eRechnung@niedersachsen.de übersandt werden. Dabei ist zu beachten, die Leitweg-ID des Landkreises Vechta 03460-0-88 anzugeben. Pro E-Mail kann nur eine Rechnung übermittelt werden.
Alternativ haben Sie die Möglichkeit Ihre XRechnung im Niedersächsischen Antragssystem für Verwaltungsleistungen Online (NAVO) zu erstellen und dort hochzuladen.
Übertragung von Rechnungen über das Peppol-Netzwerk sind ebenfalls möglich. Zur Adressierung wird eine sogenannte Peppol-ID benötigt. Sie lautet: 0204:03-0021200040-12.
Bei der Übermittlung ist zu beachten, dass die selben Voraussetzungen gelten, wie bei allen anderen Übermittlungswegen auch (z.B. Einhaltung des aktuellen Standards XRechnung, Leitweg-ID muss vorhanden sein, etc.).
Sofern Sie Ihre Rechnung im Format ZUGFerD erstellen oder den Versand von pdf-Rechnungen nutzen möchten, können Sie diese an rechnung@landkreis-vechta.de einreichen.
Bei pdf-Rechnungen ist zu beachten, dass pro Rechnung jeweils nur ein Dokument verarbeitet werden kann, Anlagen zur Rechnung müssen deshalb in der pdf-Datei der Rechnung enthalten sein.
Selbstverständlich dürfen Sie auch weiterhin Ihre Rechnungen in Papierform an den Landkreis Vechta senden. In diesem Fall verzichten Sie bitte auf eine Heftung/Klammerung, da die Belege einzeln gescannt werden.
Was ist ein E-Rechnung?
Eine E-Rechnung zeichnet sich dadurch aus, dass sie maschinell ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Um diese automatisierte Weiterverarbeitung zu ermöglichen, muss sie in einem strukturierten elektronischen Format (in der Regel als XML-Datei) vorliegen. Die Art und technische Zusammensetzung der Rechnungsinformationen in dem XML-Datensatz wird dabei durch den Rechnungsstandard definiert, nach dem die E-Rechnung erzeugt wurde.
Sie ist also mehr als eine eingescannte Papierrechnung oder ein per E-Mail übermitteltes einfaches PDF-Dokument. Bildhafte Darstellungen einer Rechnung stellen keine E-Rechnung dar, da sie keine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen.
Ravensberger Straße 20
49377 Vechta
Montag - Freitag 08:30 - 12:30
Donnerstag zusätzlich 14:30 - 17:00
und nach Vereinbarung
04441/898-1037
04441/898-0
Häufig gestellte Fragen
Voraussetzungen
E-Rechnungen müssen den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931-1 entsprechen. In Deutschland wurde speziell für die Belange öffentlicher Auftraggeber der Rechnungsstandard XRechnung entwickelt. Deshalb ist dieser auch für den Landkreis Vechta der bevorzugte Standard für elektronische Rechnungen.
Die Anforderungen dazu sind dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellsten Version zu entnehmen. Dies bedeutet, dass Ihre Rechnungen maschinenlesbar abgebildet und eindeutig beschrieben sein müssen. Ein einfaches pdf-Dokument reicht also nicht.
Gemäß der Niedersächsischen Verordnung über den elektronischen Rechnungsverkehr (NERechVO) werden jedoch alle E-Rechnungen akzeptiert, die konform mit der Norm EN 16931-1 sind. Das betrifft insbesondere E-Rechnungen nach dem Standard ZUGFeRD.
Verfahrensablauf
Als Auftragnehmer der öffentlichen Verwaltung können Sie eine eRechnung online im NAVO erstellen und einreichen oder per E-Mail übersenden:
- Erstellen Sie eine eRechnung im Standard XRechnung mit einer Softwarelösung Ihrer Wahl. Sollten Sie keine Lösung verfügbar haben, können Sie die eRechnung im Portal NAVO erstellen
- Laden Sie Ihre XRechnung im NAVO hoch oder verschicken Sie diese per E-Mail an eRechnung@niedersachsen.de
- Ihre elektronische Rechnung wird auf formelle Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Bei Versand einer standardkonformen Rechnung erhalten Sie eine Bestätigung über den Eingang der Rechnung.
- Anschließend wird sie dem Adressaten mit Hilfe der Leitweg-ID bereitgestellt. Die Leitweg-ID des Landkreises Vechta lautet 03460-0-88 und muss in der elektronischen Rechnung angegeben werden.
-
Folgende Übertragungskanäle können Sie für die Rechnungsstellung wählen:
Bitte beachten Sie, dass Sie als Rechnungssteller elektronische Rechnungen zehn Jahre lang digital und revisionssicher archivieren müssen.
Welche Unterlagen werden benötigt?
Falls Sie den Rechnungsstandard XRechnung verwenden, denken Sie bitte daran, in der Rechnung die Leitweg-ID des Landkreises Vechta anzugeben. Diese lautet: 03460-0-88.
An wen muss ich mich wenden?
Bei weiterführenden Fragestellungen wenden Sie sich bitte per E-Mail an rechnung@landkreis-vechta.de.
Welche Gebühren fallen an?
Es fallen keine Gebühren an.
Welche Fristen muss ich beachten?
Es müssen keine Fristen beachtet werden.
Bearbeitungsdauer
- Eine im NAVO erstellte Rechnung erhalten Sie sofort nach Versand zur Archivierung
- Eine Eingangsbestätigung erhalten Sie typischerweise innerhalb weniger Minuten
Rechtsgrundlage
- Niedersächsische Verordnung über den elektronischen Rechnungsverkehr (NERechVO)
- Niedersächsisches Gesetz über digitale Verwaltung und Informationssicherheit (§ 6 Abs. 3 und 4 NDIG)
- EU-Richtlinie 2014/55/EU
Niedersächsische Verordnung über den elektronischen Rechnungsverkehr
EU-Richtlinie 2014/55/EU
Was sollte ich noch wissen?
Über NAVO können Sie elektronische Rechnungen nicht nur an den Landkreis Vechta sondern an alle Verwaltungen des Landes, der Gemeinden sowie Anstalten des öffentlichen Rechts erstellen und senden, sofern diese an die Plattform angeschlossen sind. Sollte dies nicht der Fall sein, erkundigen Sie sich bitte bei der entsprechenden Dienststelle nach den angebotenen Möglichkeiten zur Übermittlung.
Schlagwörter
eRechnung, Rechnungsstellung, XRechnung, Rechnung, ePoststelle, digitale Rechnung, elektronische Rechnung, ZugFerD, NAVO, Leitweg-ID
E-Rechnungen müssen den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931-1 entsprechen. In Deutschland wurde speziell für die Belange öffentlicher Auftraggeber der Rechnungsstandard XRechnung entwickelt. Deshalb ist dieser auch für den Landkreis Vechta der bevorzugte Standard für elektronische Rechnungen.
Die Anforderungen dazu sind dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellsten Version zu entnehmen. Dies bedeutet, dass Ihre Rechnungen maschinenlesbar abgebildet und eindeutig beschrieben sein müssen. Ein einfaches pdf-Dokument reicht also nicht.
Gemäß der Niedersächsischen Verordnung über den elektronischen Rechnungsverkehr (NERechVO) werden jedoch alle E-Rechnungen akzeptiert, die konform mit der Norm EN 16931-1 sind. Das betrifft insbesondere E-Rechnungen nach dem Standard ZUGFeRD.
Als Auftragnehmer der öffentlichen Verwaltung können Sie eine eRechnung online im NAVO erstellen und einreichen oder per E-Mail übersenden:
- Erstellen Sie eine eRechnung im Standard XRechnung mit einer Softwarelösung Ihrer Wahl. Sollten Sie keine Lösung verfügbar haben, können Sie die eRechnung im Portal NAVO erstellen
- Laden Sie Ihre XRechnung im NAVO hoch oder verschicken Sie diese per E-Mail an eRechnung@niedersachsen.de
- Ihre elektronische Rechnung wird auf formelle Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Bei Versand einer standardkonformen Rechnung erhalten Sie eine Bestätigung über den Eingang der Rechnung.
- Anschließend wird sie dem Adressaten mit Hilfe der Leitweg-ID bereitgestellt. Die Leitweg-ID des Landkreises Vechta lautet 03460-0-88 und muss in der elektronischen Rechnung angegeben werden.
Folgende Übertragungskanäle können Sie für die Rechnungsstellung wählen:
Bitte beachten Sie, dass Sie als Rechnungssteller elektronische Rechnungen zehn Jahre lang digital und revisionssicher archivieren müssen.
Falls Sie den Rechnungsstandard XRechnung verwenden, denken Sie bitte daran, in der Rechnung die Leitweg-ID des Landkreises Vechta anzugeben. Diese lautet: 03460-0-88.
Bei weiterführenden Fragestellungen wenden Sie sich bitte per E-Mail an rechnung@landkreis-vechta.de.
Es fallen keine Gebühren an.
Es müssen keine Fristen beachtet werden.
- Eine im NAVO erstellte Rechnung erhalten Sie sofort nach Versand zur Archivierung
- Eine Eingangsbestätigung erhalten Sie typischerweise innerhalb weniger Minuten
- Niedersächsische Verordnung über den elektronischen Rechnungsverkehr (NERechVO)
- Niedersächsisches Gesetz über digitale Verwaltung und Informationssicherheit (§ 6 Abs. 3 und 4 NDIG)
- EU-Richtlinie 2014/55/EU
Niedersächsische Verordnung über den elektronischen Rechnungsverkehr
EU-Richtlinie 2014/55/EU
Über NAVO können Sie elektronische Rechnungen nicht nur an den Landkreis Vechta sondern an alle Verwaltungen des Landes, der Gemeinden sowie Anstalten des öffentlichen Rechts erstellen und senden, sofern diese an die Plattform angeschlossen sind. Sollte dies nicht der Fall sein, erkundigen Sie sich bitte bei der entsprechenden Dienststelle nach den angebotenen Möglichkeiten zur Übermittlung.