Nach der Niedersächsischen Verordnung über den elektronischen Rechnungsverkehr (NERechVO) sind Kommunen verpflichtet elektronische Rechnungen anzunehmen. 

Für die elektronische Rechnungstellung an die Stadt Cloppenburg kann ein elektronisches Postfach über die Adresse eRechnung.stadt-cloppenburg@kommune365.de genutzt werden. Hierüber können Rechnungen in den Formaten XRechnung, ZUGFeRD und PDF empfangen werden. Pro E-Mail kann dabei nur eine Rechnung übermittelt werden, es dürfen keine weiteren Anhänge enthalten sein und alle rechnungsrelevanten Informationen müssen in der übersandten Datei vorhanden sein. Informationen, die sich außerhalb der übersandten Datei befinden, erreichen den Empfänger nicht.

Falls Rechnungen im Format XRechnung versendet werden, ist zwingend die Leitweg-ID der Stadt Cloppenburg (034530004004-0-35) mit anzugeben, damit die Rechnung korrekt zugeordnet werden kann.

Alternativ können XRechnungen auch direkt unter https://erechnung.kommune365.de/ hochgeladen und anschließend versandt werden. Der Vorteil bei dem direkten Upload liegt darin, dass die Rechnung sofort auf Kompatibilität geprüft wird und der Benutzer umgehend eine Rückmeldung bekommt.